AI Usage Policy

AIAdopt, version 2.2

En vigueur : 3 octobre 2026 · Prochaine révision : T1 2027

Pourquoi publions-nous ce document ?

AIAdopt vend des formations en conformité EU AI Act à d'autres organisations. Il serait étrange que nous n'ayons pas nous-mêmes une AI Usage Policy. Nous en avons une, depuis le 21 avril 2026, et nous la publions ici parce que nous estimons cela cohérent : pratiquer ce que nous enseignons. Ce document n'est pas une pièce marketing, c'est notre politique interne effective. Quiconque souhaite voir à quoi ressemble concrètement une gouvernance IA opérationnelle peut la lire ici.

1. Gestion documentaire

2. Objet

Cette politique décrit comment AIAdopt utilise les systèmes d'intelligence artificielle dans ses propres opérations, et les règles que toute personne agissant au nom d'AIAdopt doit suivre lors de l'utilisation d'outils d'IA. Elle existe pour deux raisons : garantir qu'AIAdopt pratique ce qu'il enseigne, et satisfaire à l'obligation de littératie en IA prévue à l'article 4 EU AI Act, ainsi qu'aux engagements volontaires en matière de gouvernance pris par AIAdopt dans le cadre des pledges EU AI Pact.

3. Portée et contexte organisationnel

AIAdopt utilise les systèmes d'IA de manière intensive comme outils de travail. Cette politique décrit les principes, les responsabilités et les contrôles qui encadrent cet usage.

Personnes concernées par cette politique

Systèmes d'IA concernés par cette politique

4. Rôles et responsabilités

La responsabilité de la gouvernance de l'IA incombe à Rob Ummels. Les fonctions de gouvernance ne sont pas réparties entre différentes personnes. Les règles et révisions explicites de cette politique soutiennent la mise en œuvre et le contrôle.

5. Usage approuvé de l'IA

Usages autorisés

Usages interdits

6. Règles opérationnelles

Les règles suivantes régissent l'usage quotidien de l'IA au sein d'AIAdopt. Elles découlent de la pratique de travail élaborée durant la phase de construction de l'organisation et sont ici formalisées.

Règle 1 : Test du tableau d'affichage pour les entrées

Avant de soumettre toute information à un outil d'IA, l'opérateur applique le test du tableau d'affichage : serais-je à l'aise si cette information était affichée sur un tableau d'affichage public ? Si la réponse est non, l'information ne peut pas être saisie dans l'outil. Cette règle s'applique aux noms de clients, données à caractère personnel, contrats, données financières, identifiants, stratégie interne, et toute information de tiers communiquée en confidence.

Règle 2 : Revue de la sortie avant publication ou déploiement

Aucune sortie d'IA n'est publiée, déployée, envoyée à un client ou utilisée en externe sans revue par le fondateur. La revue vérifie l'exactitude factuelle, l'exactitude des citations et références, l'alignement avec la voix de marque, l'absence d'hallucinations, et la conformité avec le droit d'auteur et le droit applicable.

Règle 3 : Transparence sur l'usage de l'IA

Lorsque l'IA a joué un rôle substantiel dans la production de contenu publié en externe, l'usage de l'IA est divulgué. Les images générées par IA portent une indication de l'outil utilisé. Les articles de la section Perspectives portent une attribution à la fin de l'article. La section 8 précise quand cette divulgation est légalement obligatoire et quand AIAdopt l'applique en vertu de sa propre politique.

Règle 4 : Pas de shadow AI

Seuls les outils d'IA répertoriés dans l'AI Tool Inventory peuvent être utilisés pour le travail AIAdopt. Les extensions de navigateur avec fonctionnalités IA, les comptes d'essai gratuits de nouveaux outils, et les comptes IA personnels qui n'ont pas été enregistrés pour usage professionnel ne peuvent pas être utilisés pour traiter des données AIAdopt ou client. L'ajout d'un nouvel outil requiert la mise à jour de l'inventaire avant le premier usage opérationnel.

Règle 5 : Connaissance des pratiques interdites

Le fondateur maintient à jour sa connaissance des pratiques interdites au titre de l'article 5 EU AI Act et veille à ce qu'aucun usage de l'IA au sein d'AIAdopt ne tombe dans une catégorie interdite. Une révision annuelle confirme cela.

7. Protection des données et confidentialité

Tout usage de l'IA doit être conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et au droit belge applicable en matière de protection des données. Règles spécifiques :

8. Transparence sur l'usage de l'IA (article 50 EU AI Act et politique interne)

L'article 50 EU AI Act contient des obligations de transparence pour certains systèmes d'IA et certains contenus générés ou manipulés par IA, notamment l'interaction directe avec une IA, les deepfakes et les textes générés ou manipulés par IA publiés dans le but d'informer le public sur des questions d'intérêt public. Pour cette dernière catégorie, l'obligation de divulgation ne s'applique pas lorsque le texte a fait l'objet d'une évaluation humaine sur le fond ou d'un contrôle éditorial et qu'une personne physique ou morale assume la responsabilité éditoriale de la publication. AIAdopt applique en outre volontairement une transparence plus large, y compris là où l'article 50 ne l'impose pas.

Cette section décrit la manière dont AIAdopt travaille. Si l'usage de l'IA évolue, cette section évolue avec lui.

Code of Practice. AIAdopt a signé la Section 2 de l'EU Code of Practice on Transparency of AI-Generated Content. La Section 2 s'adresse aux déployeurs qui utilisent l'IA pour des contenus auxquels s'appliquent les obligations de divulgation de l'article 50, paragraphes 4 et 5. Il s'agit de l'étiquetage des deepfakes et des textes générés ou manipulés par IA portant sur des questions d'intérêt public. La Commission européenne publie la liste des signataires sur son site web. La signature est volontaire et ne constitue pas une certification.

Responsabilité éditoriale. Rob Ummels, fondateur d'AIAdopt, assume la responsabilité éditoriale des contenus publiés par AIAdopt. Il est joignable à cet effet via info@aiadopt.eu.

Révision humaine. Les textes générés par IA ou modifiés sur le fond à l'aide de l'IA ne sont publiés qu'après que le fondateur a évalué sur le fond le texte définitif. Cette évaluation va au-delà d'une simple approbation. Il vérifie les faits, les affirmations juridiques, les sources et les conclusions. Si nécessaire, il les modifie ou les rejette. Si l'IA modifie encore le texte sur le fond après cette évaluation, le texte modifié est à nouveau évalué avant sa publication. Le contrôle avant publication porte aussi sur la question de savoir si une étiquette IA distincte est nécessaire et si cette étiquette est correctement affichée. Cette évaluation s'applique aux versions néerlandaise et anglaise. Les versions françaises ont été traduites à l'aide de l'IA sans cette évaluation sur le fond.

Illustrations. Le pied de page d'aiadopt.eu indique sur chaque page que toutes les illustrations de ce site sont générées par IA à partir de prompts humains, avec mention des outils utilisés. Outils actuels : Google Gemini et OpenAI ChatGPT. AIAdopt applique cette mention par défaut, y compris lorsque l'article 50 n'exige pas de divulgation distincte.

Étiquetage des images. Pour les illustrations IA qui, compte tenu de leur contenu, de leur présentation et de leur public, ne constituent pas un deepfake, AIAdopt utilise la mention centrale du pied de page comme transparence volontaire. En outre, en vertu de sa propre politique, AIAdopt étiquette toute image générée ou manipulée par IA susceptible d'être prise pour réelle, même s'il ne s'agit pas d'un deepfake au sens juridique. Cette étiquette est claire et accessible, et perceptible au plus tard lors de la première exposition. AIAdopt utilise l'icône de l'UE ou une étiquette IA équivalente, conformément aux règles de conception et de placement de la Section 2 du Code. L'étiquette est intégrée au contenu lui-même ou affichée au moyen d'une solution équivalente. AIAdopt tient compte du fait que l'étiquette doit rester visible également en cas de téléchargement ou de transfert. L'étiquette dispose d'une alternative textuelle pour les lecteurs d'écran.

Étiquetage de l'audio et de la vidéo. Pour un contenu audio qui constitue un deepfake, AIAdopt utilise une mention audible au début. Si un écran est disponible, une étiquette visuelle s'y ajoute. Pour les contenus audio et vidéo plus longs, la mention est répétée lorsque cela est approprié et redonnée après une interruption.

Contenu de formation audio. Les formations disposent d'une fonction de lecture audio. La voix est générée par IA, dans toutes les langues disponibles. Le bouton par lequel l'apprenant lance le son le mentionne, avant que la lecture ne commence. Outil actuel : ElevenLabs. AIAdopt ne réalise aucun clonage vocal d'un collaborateur, d'un apprenant, d'un client ou de toute autre personne identifiable, et ne présente pas la voix utilisée comme celle d'une personne existante.

Articles. Les articles de la section Perspectives portent à la fin une attribution mentionnant l'auteur humain et l'IA utilisée. Cette attribution précise également que Rob Ummels assume la responsabilité éditoriale finale. AIAdopt mentionne ces contributions de l'IA comme pratique de transparence, même là où le texte a été révisé par un humain et où la loi n'exige aucune mention. Les articles en français indiquent en tête qu'ils ont été traduits du néerlandais à l'aide de l'IA.

Signalement. Quiconque constate dans un contenu d'AIAdopt une erreur, une étiquette IA manquante ou une étiquette incorrecte peut le signaler via info@aiadopt.eu avec l'objet « Signalement contenu IA ». AIAdopt examine chaque signalement étayé sans retard injustifié. Si le signalement s'avère fondé, le contenu est corrigé ou l'étiquette adaptée. L'auteur du signalement reçoit un retour si des coordonnées exploitables sont disponibles. AIAdopt coopère avec les autorités de surveillance compétentes conformément au droit applicable. Quiconque a des raisons de soupçonner une infraction à l'EU AI Act peut également déposer une plainte directement auprès d'une autorité de surveillance du marché compétente, comme le prévoit l'article 85 EU AI Act. Un signalement auprès d'AIAdopt n'est pas requis à cet effet.

Imitation de personnes existantes. AIAdopt n'utilise aucune image ni aucun son généré par IA imitant des personnes existantes et identifiables.

IA interactive sur le site. AIAdopt n'utilise aucun chatbot ni agent IA interactif sur le site. Si un tel système était introduit, il serait clairement identifié comme IA avant le début de l'interaction.

9. Supervision humaine (principe article 14 EU AI Act)

Bien que l'article 14 EU AI Act vise juridiquement les systèmes d'IA à haut risque, AIAdopt applique volontairement le principe sous-jacent d'une supervision humaine significative à tout son usage de l'IA. Sur la base de l'AI Tool Inventory actuel, AIAdopt ne développe ni n'exploite de systèmes d'IA à haut risque. Le principe est appliqué comme suit :

10. Gestion des incidents

Les incidents impliquant des outils d'IA utilisés par AIAdopt sont traités conformément à l'AIAdopt AI Incident Procedure. Résumé des déclencheurs : tout incident pouvant constituer une violation de données à caractère personnel au titre du RGPD, tout incident d'IA susceptible de relever d'une obligation légale de notification (y compris, le cas échéant, l'article 73 EU AI Act), tout incident affectant l'intégrité ou la disponibilité de la plateforme de formation AIAdopt, et toute sortie d'IA publiée en externe qui s'avère ultérieurement matériellement incorrecte ou nuisible.

11. Formation et compétence

12. Révision et mise à jour de cette politique

13. Références

Approuvé par :

Rob Ummels, fondateur, AIAdopt

rob@aiadopt.eu · https://aiadopt.eu

Lieu et date : Maaseik, Belgique · 3 octobre 2026