Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 9 oktober 2026

Wie zijn wij?

AIAdopt biedt online AI-trainingen, consultancy en advies aan organisaties en particulieren. AIAdopt is verantwoordelijk voor de verwerkingen in dit privacybeleid, behalve waar staat dat AIAdopt gegevens verwerkt in opdracht van een organisatie.

Welke gegevens verwerken wij en waar komen ze vandaan?

Wij verwerken de gegevens die je zelf aan ons geeft en de gegevens die ontstaan als je onze diensten gebruikt. Sommige gegevens krijgen wij van iemand anders: van de besteller of de beheerder van je organisatie, van iemand die een offerte ook naar jou laat sturen of van VIES bij de controle van een btw-nummer.

Contactformulier. Je naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, onderwerp en bericht. Je bericht komt als e-mail binnen in onze mailbox en wordt niet in onze database bewaard. Tegen misbruik tellen wij kort hoe vaak er vanaf hetzelfde IP-adres een bericht wordt verstuurd. Dat IP-adres slaan wij niet op.

Offerte-configurator. Je naam, e-mailadres, organisatie, land en desgewenst het e-mailadres van iemand die de offerte ook moet krijgen. Wij sturen de offerte per e-mail naar jou en naar die ontvanger. Die ontvanger krijgt bij de offerte een verwijzing naar dit privacybeleid. Wij bewaren je aanvraag zelf niet.

Bestellingen. Naam, e-mailadres en telefoonnummer van de besteller, organisatienaam, ondernemingsnummer, factuuradres, land, btw-nummer, je eigen referentie, de gekozen trainingen en het aantal plaatsen, de betaalstatus, het factuurnummer en het bewijs dat je de algemene voorwaarden hebt aanvaard (datum en tijdstip, taal, versie en IP-adres). Koop je als particulier, dan bewaren wij ook het bewijs van je toestemming om meteen met de training te beginnen. Geef je een btw-nummer op, dan controleren wij het in VIES (het systeem van de Europese Commissie) en bewaren wij het antwoord (naam en adres van de onderneming).

Betalen. Je betaalt op de betaalpagina van Mollie. Wij geven Mollie het bedrag, het ordernummer en een omschrijving van de bestelling. Koop je via de koop-pagina van een losse training, dan krijgt Mollie ook je e-mailadres. Je kaart- of rekeninggegevens zien en bewaren wij niet.

Leerportaal. Naam, e-mailadres, taalvoorkeur, rol, organisatie en afdeling van de deelnemer, het moment waarop het account is aangemaakt en de laatste login, de toegewezen trainingen, de voortgang per les, de examenpogingen met score en antwoorden en de certificaten. Bij een training voor een organisatie krijgen wij deze gegevens van de besteller of de beheerder van die organisatie. Voor het inloggen gebruiken wij eenmalige inloglinks die 24 uur geldig zijn. Daarbij bewaren wij het tijdstip waarop je de link gebruikt en het type browser. Na het inloggen blijf je 30 dagen ingelogd. Verwijdert een beheerder een deelnemer, dan bewaren wij de naam van die deelnemer en van de beheerder in een verwijderlogboek.

Examen en certificaat. Het examen in het leerportaal wordt automatisch nagekeken met een vaste antwoordsleutel. Wie 70% of meer haalt, krijgt automatisch een certificaat. Twijfel je aan je score, mail dan naar info@aiadopt.eu. Dan bekijkt een mens je examen opnieuw. Verder nemen wij geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die voor jou rechtsgevolgen hebben of je in aanmerkelijke mate treffen (art. 22 AVG). Wij maken geen profielen.

AI-AdoptieScan. De antwoorden van deelnemers bewaren wij zonder naam of e-mailadres. Wel bewaren wij de sector, de taal, de tijdstippen van start en afronding en, als de deelnemer die invult, de afdeling. Van de organisatie die de scan aanvraagt, bewaren wij de organisatienaam, de sector, de naam en het e-mailadres van de contactpersoon, de afdelingen en de aanvaarding van de verwerkersovereenkomst. Van de beheerders van de scan bewaren wij het e-mailadres en de laatste login.

Herroepingen en de EU AI Act Compliance Checklist. Zie de aparte paragrafen hieronder.

Beveiliging. Bij de checklist, het herroepingsformulier en de aanvraag van de AI-AdoptieScan gebruiken wij Cloudflare Turnstile tegen misbruik. Daarbij wordt je IP-adres aan Cloudflare doorgegeven.

Webstatistieken. Wij meten bezoeken met Pirsch Analytics. Pirsch plaatst geen cookies. Het berekent een hash uit je IP-adres, je user agent, de datum en een salt die per website verschilt en slaat het IP-adres zelf niet op. Een bezoeker is daardoor hooguit 24 uur te herkennen en niet van de ene website naar de andere. Pirsch verwerkt en bewaart de gegevens binnen de Europese Unie.

Voor bezoekers van buiten de Europese Unie kan Cloudflare zonder cookies bezoeken, paginaweergaven en laadtijden meten. Voor bezoekers uit de Europese Unie plaatst de site dat script van Cloudflare niet.

Welke gegevens zijn verplicht? Bij elk formulier staat welke velden verplicht zijn. Zonder de gegevens voor een bestelling kunnen wij die niet uitvoeren en geen factuur maken. Zonder de gegevens voor een account kunnen wij geen toegang geven. Andere gegevens geef je vrijwillig.

Waarvoor en op welke grondslag?

Gegevens die wij voor een organisatie verwerken. Koopt een organisatie trainingen voor haar medewerkers, dan is die organisatie verantwoordelijk voor de accounts, leergegevens en rapportages van haar deelnemers. AIAdopt verwerkt die gegevens in haar opdracht. De organisatie bepaalt waarvoor zij de gegevens gebruikt en informeert haar deelnemers. Beheerders van de organisatie zien van hun deelnemers onder meer naam, e-mailadres, afdeling, trainingen, voortgang, examenresultaten en certificaten. Hetzelfde geldt voor de AI-AdoptieScan: de organisatie die de scan aanvraagt, is verantwoordelijk en sluit daarvoor een verwerkersovereenkomst met AIAdopt. AIAdopt blijft zelf verantwoordelijk voor de eigen bestel- en factuuradministratie. Artikel 14 van de algemene voorwaarden regelt de afspraken.

Met wie delen wij je gegevens?

Wij verkopen je gegevens niet. Wij delen ze alleen met de dienstverleners hieronder en alleen voor de doelen in dit privacybeleid. De dienstverleners met de rol "verwerker" vormen de lijst van verwerkers waarnaar artikel 14 van de algemene voorwaarden verwijst.

Mollie verwerkt de gegevens die je op zijn betaalpagina invult zelf, volgens zijn eigen privacyverklaring. De organisatie waarvoor je een training volgt, ziet de gegevens en rapportages die bij haar opdracht horen.

Daarnaast geven wij gegevens door waar de wet dat vraagt. Een btw-nummer controleren wij in VIES van de Europese Commissie. Een factuur aan een Belgische onderneming versturen wij via Peppol, het netwerk voor elektronische facturen dat de Belgische wet voorschrijft.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte. Neon, Cloudflare, Resend, Microsoft en Twilio zijn Amerikaanse bedrijven en Zoho is een Indiaas bedrijf. Daardoor kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt worden of van daaruit toegankelijk zijn. Voor de Verenigde Staten steunen wij op het EU-VS Data Privacy Framework voor zover de dienstverlener daarvoor gecertificeerd is. Anders steunen wij op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Voor andere landen gelden de standaardcontractbepalingen. Een kopie van de waarborgen krijg je op verzoek via info@aiadopt.eu.

Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Gegevens in onze database en in de opslag van Cloudflare (R2) verwijderen wij automatisch met een opruimroutine die elke nacht draait. "Verwijderd" betekent: in de eerste nacht nadat de termijn verstreken is. E-mail in onze mailbox en de back-ups in OneDrive vallen niet onder die routine; daarvoor gelden de regels onder de tabel.

E-mail. E-mail aan AIAdopt, zoals contactberichten, verwijderen wij 12 maanden na het laatste contact. Hoort een bericht bij een bestelling, dan bewaren wij het zolang de gegevens van die bestelling.

Telefoon. Wij nemen gesprekken niet op. Twilio houdt van elk gesprek met ons zakelijke nummer het nummer, het tijdstip en de duur bij. Wij verwijderen die gegevens 12 maanden na het gesprek.

Back-ups en herstelpunten:

Moeten wij een back-up terugzetten, dan passen wij daarna de verwijderingen en termijnen uit dit beleid opnieuw toe.

Herroepen

Herroep je een overeenkomst, dan bewaren wij je naam, e-mailadres, ordernummer en de datum en het tijdstip van indiening. Hoort de herroeping bij een bestelling, dan bewaren wij die gegevens zolang wij de gegevens van die bestelling bewaren. Hoort ze niet bij een bestelling, dan verwijderen wij die gegevens na twaalf maanden. Ter beveiliging bewaren wij 30 dagen een versleutelde code van je IP-adres.

EU AI Act Compliance Checklist

Vraag je onze checklist aan, dan bewaren wij je naam, je e-mailadres, de sector en het land die je opgeeft, de taal waarin je de checklist aanvroeg, de pagina waarvandaan je de aanvraag deed, het moment van je eerste en je laatste aanvraag en het aantal keren dat je hem hebt aangevraagd.

Wij gebruiken die gegevens voor twee doelen, elk met een eigen grondslag:

1. Het bezorgen van de checklist. Grondslag: je vraagt de checklist aan en wij leveren hem (art. 6.1.b AVG). Zonder je e-mailadres kunnen wij de checklist niet leveren.

2. Berichten over nieuwe versies van de checklist en over wijzigingen in de EU AI Act. Grondslag: je afzonderlijke toestemming, die je geeft door het vinkje daarvoor aan te zetten (art. 6.1.a AVG). Dat vinkje staat standaard uit en is geen voorwaarde om de checklist te ontvangen. Wij leggen vast wanneer je die toestemming gaf.

Wij delen deze gegevens met Resend, Neon, Cloudflare en Microsoft (wekelijkse back-up), zie de tabel hierboven. Wij verkopen je gegevens niet en geven ze niet door voor doeleinden van derden.

Wij bewaren je gegevens tot uiterlijk twaalf maanden na je laatste aanvraag en daarna verwijderen wij ze. Dat geldt ook wanneer je toestemming hebt gegeven voor berichten over nieuwe versies. Trek je die toestemming in, dan sturen wij je vanaf dat moment geen berichten meer.

Je kunt je toestemming op elk moment intrekken via de uitschrijflink in elk bericht dat wij je sturen. Mailen naar info@aiadopt.eu kan ook. Het intrekken van je toestemming raakt niet aan de rechtmatigheid van wat wij daarvoor deden.

Wat zijn je rechten?

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

Recht op inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van je hebben.

Recht op rectificatie: je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.

Recht op verwijdering: je kunt vragen om je gegevens te laten verwijderen.

Recht op beperking: je kunt vragen om de verwerking van je gegevens te beperken.

Recht op overdraagbaarheid: je kunt vragen om je gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat te ontvangen.

Recht op bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens op basis van gerechtvaardigd belang.

Recht om toestemming in te trekken: als de verwerking is gebaseerd op toestemming, kun je deze op elk moment intrekken.

Voor al deze verzoeken kun je contact opnemen via info@aiadopt.eu. Wij reageren binnen een maand. Bij een complex verzoek mogen wij die termijn met twee maanden verlengen; dat laten wij je dan binnen de eerste maand weten. Verwerken wij je gegevens in opdracht van een organisatie, dan helpen wij die organisatie je verzoek af te handelen.

Klacht indienen

Als je vindt dat wij niet zorgvuldig met je gegevens omgaan, kun je een klacht indienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit (België)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

contact@apd-gba.be

Autoriteit Persoonsgegevens (Nederland)

https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Woon je in een ander land, dan kun je ook terecht bij de toezichthouder van dat land.

Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Willen wij gegevens voor een nieuw doel gebruiken, dan informeren wij je daar vooraf over.